5 x kosten besparen op kantoor, zó doe je dat!

Hoe bespaar je kosten in je kantoorgebouw? Iedereen wil kosten effectiever zijn. Hoe kun je zorgen dat je werknemers zich prettig voelen op kantoor? Voor dat extra’s wat ze met het thuiswerken niet vinden, zoals de sociale contacten met hun collega’s. Of variatie in hun werkzaamheden, met ondersteuning van services en diensten.

Wij hebben 5 tips voor je op een rijtje gezet, hoe je kosten kunt besparen. Je kan zo een fijne werkplek bieden en de chemie van je bedrijfsidentiteit behouden.

Facility Managers zijn dé specialist in het efficiënter maken van processen en diensten. Dat is hun core business, de toegevoegde waarde van een facilitair manager.

  • Lijstjes bijhouden
  • Overzichten maken
  • Verbanden ontdekken
  • Verbeteringen aanbrengen

Dit alles om een organisatie in de bedrijfsvoering optimaal van dienst te zijn. Het gebouw wordt een verlengstuk van je onderneming.

Tip 1Overzicht

Creëer overzicht in welke services en diensten je uitvoert en waarom je deze doet. Beschrijf de toegevoegde waarde. Hoeveel leveranciers heb je. Hoe noodzakelijk zijn bepaalde services en diensten? Hoe meer mensen in je bedrijf werken hoe meer behoeften deze hebben. Dit zorgt vaak voor uitbreidingen van servicepakketten, echter niet altijd even noodzakelijk.

Tip 2Inzicht

Creëer financieel inzicht in de kosten die je maakt op gebied van services en diensten. Is het je waard om aan deze diensten geld te besteden? Past het bij de toegevoegde waarde die je wilt geven aan je medewerkers?

Yourneedorganized

Tip 3 Strategie

Stel een strategie op wat je wilt bereiken met je services en diensten en hoe je de toekomst ziet. Past het bij je kernwaarden? Wat is de effectieve bijdrage aan je core- business? Op welke manier heb je je processen ingericht en past je gebouw – de werkomgeving – daar bij. Zeker nu met veranderende omstandigheden, de 1,5 meter economie. Hoe wil je hier op lange termijn mee om gaan?

Tip 4 Benchmark

Benchmark je services en diensten op marktconformiteit, hoe weet je dat je niet teveel kosten betaald voor bepaalde services. Vraag altijd meerdere offertes aan bij verschillende partijen. Stel hiervoor een pakket van eisen op. Allemaal dezelfde uitgangspunten, maakt vergelijkingen maken makkelijker. Met Appels met peren vergelijken maak je de verkeerde keuzes.

Tip 5 – Combineer

Zijn er services en diensten te combineren? Jazeker, dat durven wij wel te beweren, facilitaire dienstverleners kunnen vaak meerdere services leveren. Probeer zoveel mogelijk ketens van diensten bij een partij neer te leggen. Dit vergroot de verantwoordelijkheid en betrokkenheid van je dienstverleners, een bijkomend effect is dat er minder handelingen zijn op gebied van facturatie.

Denk je bij het lezen van deze tips, wat een eye-opener. Dat klinkt eenvoudig, maar waar begin ik? Vraag een Facility Scan aan. Wij maken het graag voor jou inzichtelijk waar jouw kostenbesparingen liggen en hoe we die voor je kunnen realiseren. Met een abonnement kunnen wij in een jaar tijd volledig kosten neutraal zijn. Dus waarom twijfelen. Wij zijn jouw meest efficiënte werknemer. Wil je dit? Neem contact op! Bel 0646160230 of mail

Wij maken van je kantoor een fijne ontmoetingsplek, een clubhuis. Waar je medewerkers weer graag naar toe komen!

Samen komen we verder, samenwerken loont!

We hebben toch een office manager! En wat is een facility manager eigenlijk? In deze blog geven we de verschillen aan. Maar ook, de meerwaarde van de facility manager die samenwerkt met je office manager. Ze zijn complementair aan elkaar. Optimale efficiëncy waardoor jouw organisatie nóg professioneler overkomt naar jouw klanten.

Verschil tussen een Office Manager en een Facility Manager?

Ze lijken dezelfde dingen te doen. Uiteraard is er een kleine overlap op bijvoorbeeld projectmanagement. Dat kunnen ze beide, op verschillende onderwerpen. Maar er zijn zeker ook verschillen. De focus van de office manager ligt op support van het management, communicatie en een personeelsmanagement aspect. Dit gaat vaak de meeste tijd kosten waardoor de andere aspecten onvoldoende aan bod komen. De rol van de Facility manager is veelal gebaseerd op processmanagement – contract management en leveranciers management, het in goede banen leiden van interne gebouw processen. Vanuit bedrijfskundig- en economisch aspect een waardevolle aanvulling. Samen kunnen ze zorgen voor optimalisatie van jouw kantoorprocessen. En wat doe jij? Focussen op je bedrijfsstrategie en groter maken van je bedrijf. Geneuzel daar wil je je niet mee bezig houden.

Waarom zou je een Facility Manager nodig hebben?

Voor het dagelijkse reilen en zeilen heb je vast al iemand op locatie, een receptioniste, office manager of een huismeester. Vanuit strategisch oogpunt en lange termijn visie is het handig een ervaren Facility Professional aan boord te hebben. Om de connectie te maken tussen je bedrijfsprocessen en de interne processen. Dit is vanaf 50 medewerkers en ongeveer 2500 m2 kantoorruimte echt een bijdrage. Huur je je bedrijfspand? Weet je wat je plichten zijn? Natuurlijk hoef hiervoor niet iemand full time in dienst nemen. Dit is veel te kostbaar. Maar hoe kun je wel gebruik maken van de kennis en ervaring? Op een kosten effectieve manier?

Ontzorgen

Onze Facility Managers hebben ruime ervaring in de markt opgedaan bij diverse bedrijven. De zelfstandigheid van een facility manager zorgt ervoor dat je volledig kunt bezig houden met je eigen taken. De overleggen met jouw leveranciers word je uit handen genomen. Geef aan waar je naar toe wilt, wat je wilt verbeteren. Om je te helpen dit te formuleren doen we eerst een Facility Scan, hier lichtten we je organisatie door. Welke contracten lopen er nu. Kunnen we slimmere afspraken maken, kunnen we zaken bij elkaar voegen. Dit alles met oog op een veilige en goed gefaciliteerde werkomgeving voor je medewerkers. Jouw werknemers kunnen zich dan focussen op jouw bedrijfsvoering en effectief zijn in hun taken, wat je omzet verhoogt.

Stroomlijnen van processen

Heb je weleens procesmatig gekeken naar je interne processen? Of is je organisatie organisch gegroeid en moeten er wel aanpassingen plaats vinden maar schuif je dit voor je uit. Komt er steeds iets “belangrijkers” tussen. Waarom heb je de contracten die je nu hebt. Zijn de contracten met jouw organisatie meegegroeid, krijg je de kwaliteit die je verwacht. Sluit het aan bij de professionele organisatie die je wilt zijn? Een facility manager kan je helpen dit uit handen te nemen.

Effectief inkopen

Hoe vaak heronderhandel je je contracten? Of lopen deze stilzwijgend door? Wij kunnen voor je benchmarken en zorgen dat je contracten marktconform blijven. Doordat we veel ervaring hebben opgebouwd en ook jouw contracten kunnen vergelijken met die van andere bedrijven kunnen we van meerwaarde voor je zijn. Zeker nu in deze onzekere Corona tijden is het de moeite waard om je contracten tegen het licht te houden. Passen de contracten nog bij jouw organisatie. Als je medewerkers gedeeltelijk thuiswerken veranderd de functie van het kantoor. Wij helpen je graag met deze transformatie. Hoe behoud je je bedrijfscultuur? Lees ons artikel op pagina 21 https://www.yumpu.com/nl/document/read/63540505/delftbusiness-14

Dé aanvulling op je office manager

De office manager is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken. Wij vullen het gaatje op waar zij of hij helaas niet aan toe komt. Dit doen we met slechts één overleg per maand. Je bent dan volledig op de hoogte van alle lopende zaken. Gezamelijk hebben we de doelen voor het komend jaar bepaald aan de hand van de Facility Scan. We delen kennis op basis van jarenlange ervaring en zullen je niet voor de voeten lopen. Als bijkomend aspect hebben we veel kennis van Gezondheid, Veiligheid en Milieu en Welzijns aspecten. Vanwege onze ruime ervaring bij grote corperates in de Maritieme – en Olie en Gassector.

Je hebt al een jaarabonnement voor 1 dag per maand, voor minder dan 10.000 EURO per jaar. Na een 10 maanden bepaal je of je wilt continueren. Hier kun je geen medewerker voor aannemen. Geen ingewikkelde afkoopsommen of arbeidsrechtelijke aspecten. Bedenk eens wat dit je allemaal kan opleveren. Ben je benieuwd? Vraag onze Facility Scan aan.http://www.yourneedorganized.com/contact mailto: info@yourneedorganized.com of bel Margarethe 0646160230. Dit is het juiste moment. Wij helpen je graag.

Van irritaties naar verbeteringen

Een fantastische webinar heb ik mogen bijwonen van Rob Adams van Six Fingers in opdracht van Welkom op de dag van de hospitality. Wat heb ik daar geleerd. Dat we meer moet gaan vernieuwen, ipv bijsturen en verbeteren. Ook belangrijk maar niet continue. Ik denk aan patronen die om willen van ons fysiek steeds worden aangepast. We leven in een ideale tijd vol met mogelijkheden om te vernieuwen. Check deze site en zie waar deze inspiratie vandaan komt. https://sixfingers.nl/ons-dna/

Onze drive om te vernieuwen

Irritaties zijn nodig om vernieuwingen te realiseren. De afgelopen periode heb ik mij vaak geïrriteerd aan verschillende zaken. Van zogenaamde grote klantvriendelijke bedrijven, tot aan discrimminatie en meer. Maar ook heb ik me verwonderd omtrent bepaalde benaderingen. COVID19 is een bijzondere tijd. Gevolg, gebouwen staan structureel leeg, met name bij grote bedrijven en overheden. Andere bedrijven zijn weer opgestart en kampen met een lage bezetting die men niet kwijt kan in de kantoren. Soms maar 25% van de totale capaciteit. Dienstverleners en ondernemers zien hun business verdampen. Er is minder behoefte aan bepaalde services en diensten. Denk aan minder afval, koffie, schoonmaak, catering en meer. Dit betekent grote kantoor kolossen leeg, ongebruikt met alle installaties, inventaris en meer aanwezig. Dit is zo enorm zonde. Kunnen we hier niet iets mee?

Feiten

We hebben structureel woningnood. Er wordt nog steeds gediscrimmineerd. We ervaren te weinig gelijkheid. Duurzaamheid is een belangrijk thema. We gebruiken kantoren slechts 5 dagen per week voor 10-12 uur per dag als het ooit weer terug naar oude normaal gaat. Hoe zouden we optimaal gebruik kunnen maken van de kantoren en bepaalde problemen kunnen oplossen? Kunnen we meer gezamelijk gebruik maken van ruimtes en faciliteiten. Zouden we andere samenwerkingswerkingsmodellen kunnen optuigen om dit te faciliteren? De clubhuizen met de medewerkers die hier naar toe komen als nieuwe werkvorm. Bijvoorbeeld; ruimtes gebruiken voor theater, kunst, optredens en meer. Met zakelijk tintje?

Denken in vernieuwingen

Hoe kunnen we zorgen dat bepaalde beroepsgroepen aan het werk komen of blijven. Zouden we een keten kunnen maken van services en diensten waarbij we bepaalde problemen kunnen oplossen. Recent is door een groep met specialisten vanuit allerlei dienstverleningen en opdrachtgevers gesproken over nieuwe mogelijkheden. Laten we elkaar zoveel mogelijk versterken en gebruik maken van elkaars expertises. Alleen zo komen we verder.

Zo kunnen we van irritaties, grote ingrijpende veranderingen, mooie vernieuwingen maken. Wij maken van onze irritaties kansen. Doe je mee?

Mail ons:info@yourneedorganized.com als je vind dat het anders kan. Wij omarmen alle vormen van optimalisatie en willen hierin partner zijn in een open relatie http://www.yourneedorganized.com

Yourneedorganized

Verhuizen! Waarom je het niet zelf wilt doen!

Verhuisplannen?

Was een van je goede voornemens voor 2020 om te gaan verhuizen omdat je gebrek aan ruimte hebt voor je medewerkers. Of zie je nu vanwege Corona dat de functies van de kantoren veranderen. De hoofdtaken kunnen wellicht deels vanuit de thuiswerkplek worden uitgevoerd.

Of wil je je mensen een werkplek bieden dichter bij huis in een van de flexibele kantooroplossingen, zoals Spaces – Tribes of lokale initiatieven.

Heb je een projectteam samengesteld, met experts van IT en Facilities, doe dit meteen wanneer je plannen hebt. Zij zijn essentieel in je verhuisproject.

Welke Fases?

Besluit om te verhuizen

Loopt je huurtermijn af. Zie je het als een kans om bepaalde processen te veranderen of te optimaliseren? Bijvoorbeeld als grown- up naar een volgende fase.

Heb je een business case gemaakt, weet je naar welke regio / wijk je wilt verhuizen? Heb je een specificatie opgesteld, bijvoorbeeld met eisen ten aanzien van vervoer of bereikbaarheid? Hoeveel m2 heb je nodig met welke faciliteiten, zoals bijvoorbeeld parkeerplaatsen? Weet je op welke manier je wilt gaan werken (heb je een werkplek analyse uitgevoerd)? Je zoekvraag moet helder zijn en het liefst uitgewerkt in een document.

Oriëntatie fase

Waar je naar toe wilt verhuizen – contacten met een makelaar om je zoekvraag verder te specificeren. Welke makelaar past goed bij jou, welke fee wil je de makelaar betalen. Welke contractvoorwaarden kun je verwachten in een huurcontract. Je gaat locaties bezichtingen en op basis van je criteria ze beoordelen, om tot een juist besluit te komen. Welke criteria wegen zwaarder en wat zijn dan de voor- en nadelen per locatie.

Aanhuurfase

Heb je een idee voor hoe lang je wilt huren en wat je wilt besteden aan kosten voor het verbouwen van je nieuwe bedrijfspand? Belangrijk is dat je een ROZ contract 2015 afsluit met aanpassingen op bepaalde voorwaarden. https://roz.nl/de-roz-modellen/kantoorruimte/ Een heldere demarcatie van de verantwoordelijkheden dient te worden opgesteld, duidelijk moet zijn wie waarvoor verantwoordelijk is. Past het toekomstige nieuwe gebouw straks bij de kernwaarden waar je voor staat. In deze fase moet je eigenlijk globaal al een overall visie hebben. Denk bijvoorbeeld ook aan duurzaamheidseisen, welk energielabel heeft je nieuwe bedrijfspand.

Voorbereiding Verhuizing/ Verbouwing/ Fit out

Ben je van plan je meubels etc. mee te verhuizen of (deels) nieuw te kopen? Hoe wil je je inrichting, of ga je op een totaal andere manier werken? Hebben we voor iedereen een parkeerplek gehuurd of moeten we tijdig informeren rondom mobiliteit? Staan we thuiswerken toe? Is hiervoor al beleid ontwikkeld? Welke afwerkingsmaterialen zijn meest efficient en effectief? En nog veel meer vragen. Toegangscontrole – gaan we werken met sleutels of krijgt iedereen een toegangspas om het pand te betreden.

Aanleg van je IT infrastructuur – Glasvezel aanwezig? Weet je dat aanleggen enorme impact op je planning kan hebben, of een goeie gelegenheid om naar een cloud oplossing te gaan? Type CAD bekabeling zit er in, of moet dit worden vervangen?

Verhuisfase

De dag is gekomen dat je daadwerkelijk gaat verhuizen, neem je al je meubels en archieven mee of had het handig geweest als je vooraf was gaan digitaliseren? Is je adreswijziging doorgegeven op de website, wie neemt de telefoon op tijdens de verhuizing? Zijn al je leveranciers geïnformeerd? Hoe doe je dat met je voorraadbeheer, opmaken of meeverhuizen. Loopt je core business gewoon door, en waar liggen de risico’s?

https://youtu.be/s93WgSJf8-U

Nazorg

Opleveren van je oude pand. Is alles leeg, welke voorwaarden staan in het contract opleveren als in huidige of oude staat? Waar is het opleverdocument en moeten er zaken worden aangepast. Is alle reclame van het pand en veel meer. Tot en met het ophalen van alle lege dozen.

Onderschatting van het process

Waarom veel ondernemers denken dat ze dat best zelf wel kunnen, en het altijd tegenvalt. Een verhuizing met je bedrijf is natuurlijk niet hetzelfde als de verhuizing van je gezin naar een nieuw woonadres. Dat is al een hele klus laat staan als je een bedrijf moet leiden en je uiteraard ook gewoon je geld wilt blijven verdienen. Wees slim huur expertise in, duur of waardevol? Zij nemen je mee aan de hand en ontzorgen je grotendeels. Zij doen het denkwerk en nemen de verantwoordelijkheid voor de uitvoering – jij neemt de besluiten op basis van hun adviezen. Zo draait je business door en word je verhuizing een succes.

Heb je een beetje een indruk gekregen wat er allemaal op je af kan komen?

Waarom goede voorbereiding zo essentieel is?

Een goede voorbereiding is het halve werk

Voor een geoliede professionele uitvoering van je verhuizing is een goede voorbereiding essentieel. Wij helpen je graag vanaf het begin van het proces, zodat we voorkomen dat je voor verrassingen komt te staan. Achteraf bijsturen werkt kostenverhogend en veroorzaakt stress. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek, bel ons 0646160230, mail of bezoek onze website http://www.yourneedorganized.com of abonneer op ons you-tube kanaal

Onze visie op de toekomst

Inleiding

In crisistijd is het de optimale gelegenheid om te mijmeren over de toekomst en je beeld te vormen over wat er zou kunnen gaan gebeuren. Dit geeft ruimte voor nieuwe ideëen en innovaties. De coronatijd is een historische gebeurtenis met een crisis van ongekende omvang van economische en sociaal maatschappelijke aard. Wij lopen graag vooraan in de rij want dat betekent dat je mee kunt bepalen en sturen. Zo hebben we vorige week bijgedragen aan een Hackaton in #SamensterkFM.

https://www.facto.nl/werkplek/artikel/2020/05/spa-to-go-en-het-ideale-werkmodel-winnen-hacktheworkplace-10114004

Yourneedorganized

Kantoren van de toekomst

Nu veel bedrijven met hun gehele staf thuiswerken en de weg terug naar kantoor, zachtjes aan wordt overwogen. Zien we dat de afgelopen periode een hoop heeft veranderd in de manier van werken. Technisch gezien is het werken vanaf de thuiswerkplek goed mogelijk gebleken. Qua productiviteit blijkt de output vaak ook hoger. Minder reistijd spreekt medewerkers aan, dit betekent tijd meer tijd voor privé. Want veel mensen hebben de quality time met het gezin als positief ervaren.

Gensler

Volgens Gensler, een groot Global Architectenburo, is het werk verdeeld in verschillende aspecten.

https://www.gensler.com/research-insight/gensler-research-institute/experience-index

Bijvoorbeeld: Task – focussen – je zaken afronden, zouden prima vanuit huis kunnen plaats vinden. Dit betekent dat de rest op kantoor kan gebeuren en kantoren een andere rol gaan vervullen.

Kantoren zullen gaan fungeren als een clubhuis, een bee hive, cultureel centrum. Voor het sociale, interactieve, ontdekken en het elkaar laten groeien. Werkplekken met traditionele bureau’s zijn niet meer echt nodig. Thuis hebben we een goed uitgeruste werkplek. De reden om naar kantoor te gaan is om elkaar te ontmoeten, kennis delen, projectmatig samen te werken. Elkaar leren kennen, groepsdynamiek opbouwen. Innoveren en enthousiasmeren.

Dit vergt andere vorm van leiderschap, andere opbouw van arbeidscontracten – andere werktijden wellicht. Waarom houden we collectief weekend en zijn de panden meer dicht dan open? Welke rol speelt techniek in de gebouwen? Kunnen we met veel minder ruimte deze rol vervullen?

Wij hebben een passie voor gebouwen en hun processen – de dynamiek in een gebouw is belangrijk – het moet fijn voelen, alleen dan kan men optimaal presteren. Wij dragen daar graag ons steentje aan bij.

Bedrijven van de toekomst

Wij geloven in de bedrijven van de toekomst – die vertrouwen hebben in hun medewerkers – die gebruik maken van elkaars sterke punten en in gezamelijkheid werken naar een prachtig product. Een duurzaam- , een sociaal maatschappelijk- en een innovatief product. Dit worden de aanjagers van onze gehavende economie. Net als na een flinke bosbrand komen er toch weer nieuwe zaden uit. Noem ons naïef of is dit de toekomst?

Bent u zo’n bedrijf? Laat ons van toegevoegde waarde zijn.

Medewerker van de toekomst

Wat wordt er van medewerkers verwacht? Verantwoordelijkheid – discipline. We werken om te leven en te ontwikkelen. Tijd en plaats onafhankelijk te zijn. Een bijdrage te leveren aan het grotere geheel. We willen graag ergens bij horen. Door mensen los te laten, de ruimte te geven is er ruimte voor ontwikkeling. Spreek een bepaalde output af met je medewerkers. Geef ze je vertrouwen en ruimte om te groeien. Betaal ze wat je ze waard vindt op basis van hun prestaties. Zorg voor optimale omstandigheden om te groeien, dit is ideaal voor jou als werkgever maar ook voor je medewerkers – gezamelijk groeien. Daar wordt de wereld mooier van.

Services van de toekomst

Een gebouw met een andere functie vraagt om andere services en diensten. Flexibiliteit dat wordt het kernwoord voor services en diensten. Geen jarenlange vaste contracten, geen afname verplichtingen, maar contracten gebaseerd op de omstandigheid – de situatie – de output.

Dit geldt voor vele services en diensten, denk aan schoonmaak, warme dranken, catering en meer. Dit alles door data gedreven. De techniek van sensoring gaat ons hierbij helpen.

Bijvoorbeeld: Samen eten verbindt zowel privé als in een kantooromgeving. Traditionele catering zal gaan verdwijnen. Samen bereiden en opeten – meer vegan – gezonde voeding is wat je medewerkers willen eten. Nodig af en toe een kok uit op locatie en leer je medewerkers hoe lekker gezond eten kan zijn.

Bijdrage Your Need Organized

Wat kunnen wij betekenen in deze situatie voor jou als klant- werkgever. Wij zorgen dat we nieuwe innovaties toepassen binnen je bedrijf. Denk aan het toepassen van nieuwe werkvormen. Nieuwe contractvormen. Wij zijn up to date, over innovaties in het facilitaire werkveld. Wij kunnen alle opgedane ervaringen bij klanten toepassen in jouw organisatie. Hierdoor worden we jouw meest efficiënte medewerker. Met behulp van een abonnement kunnen we al vanaf 1 dag per maand binnen jouw organisatie processen optimaliseren. Samen maken we een plan – nadat we de facility scan hebben uitgevoerd.

Wil je dit ook? Mail naar: info@yourneedorganized.com of bel ons 0646160230 of laat je nummer achter op http://www.yourneedorganized.com/contact en abonneer op ons you tube kanaal voor de laatste vlogs en filmpjes.

#Vlog 5 Jouw meest efficiënte werknemer

Vraag je je wel eens af, waar al je tijd aan op gaat? Ben je te vaak bezig met zogenaamde ” randzaken”. En vind je dat je je tijd beter kan besteden. Hoeveel geld geef ik eigenlijk uit aan services, diensten en huren vaneen bedrijfspand?

Via één contactpersoon – kun je in één overleg per maand volledig overzicht en inzicht krijgen. En ben je af van het geneuzel en kun jij je focussen op je bedrijfsvoering.

Kijk onze Vlog hoe wij dat doen.

https://youtu.be/kl2ZSQQ12CY

Wat kan de ZZP-er leren van Marc Chagall?

De prachtige serie van Jeroen Krabbé, laat ons leren en reflecteren. Marc Chagall heeft vele crisissen heeft gekend, maar krabbelde steeds weer op. Geholpen door mensen om hem heen, of nieuwe mensen in zijn netwerk.

https://kunstblik.files.wordpress.com/2012/03/marc-chagall-village.jpg

Hoe kan de ZZP-er leren van het verleden, en dit vertalen naar het heden

Wat kunnen we allemaal leren van het verleden. Vele crisissen zijn ons voorgegaan, mondiale- , landelijke- en persoonlijke crisissen. Een prachtig voorbeeld vind ik de aflevering van “Krabbé op zoek naar Chagall”. Uit het veld geslagen door de min of meer “verwachtte” slecht nieuws communicatie van ons kabinet, was er tijd voor ontspanning. Totaal onverwacht werd dit een moment van herkenning.

Maak je vertaling van verleden naar heden

In deze aflevering vertelt de bevlogen acteur en kunstenaar Jeroen Krabbé het levensverhaal van Marc Chagall, een van joodse afkomst Russische kunstschilder, geboren in 1887.

Zijn leven is vanwege afkomst en de periode waarin hij leeft alles behalve rooskleurig. Hij maakt vele crisissen mee van allerlei aard. Telkens weer moet hij zich schikken in zijn lot. Wordt hij teleurgesteld in zijn medemensen en of de personen waarmee hij zaken doet. Soms niet meer in staat om te schilderen, wat hij het allerliefste doet. Op onverwachte momenten komen er kansen voorbij en personen waardoor zijn leven weer een bepaalde wending neemt.

Wat kunnen wij nou met al deze informatie? Het kijken van deze serie, geeft een goed tijdsbeeld, maar geeft ook de crisissen weer waar toen mee moest worden gedeald.

Neem een moment voor jezelf en bekijk deze prachtige serie: https://www.npostart.nl/AT_2033151https://www.npostart.nl/AT_2033151

Probeer te relativeren en daardoor te innoveren

Door het bekijken van deze prachtige serie, word je gedwongen te relativeren. Natuurlijk is dit niet voor iedereen mogelijk op dit moment. Als je je opgebouwde levenswerk aan diggelen ziet vallen door (noodzakelijke) besluiten van het kabinet. Dat begrijp ik volkomen. Deze pandemie zal waarschijnlijk leidt tot een grote economische crisis. Maar leidt ook tot kansen.

Zoals in een tijd dat Marc Chagall zijn eerder gemaakte schilderijen wilde ophalen in Berlijn – en bleek dat zijn in bruikleen gegeven schilderijen waren verkocht. Marc Chagall was daar in Berlijn beroemd geworden.

Zijn opbrengsten waren door de crisis gedevalueerd- niets meer waard. Van verdriet kon hij niet meer schilderen.

Er kwam een kans voorbij van een galeriehouder in Parijs. Hij werd omgeschoold, voor het maken van etsen- ook hiervoor had hij veel talent. Nadat hij er ook achter was gekomen dat zijn schilderijen – die als kinderen voor hem waren in Parijs uit zijn atelier bleken verdwenen.

Het maken van etsen, werd een nieuwe kunstvorm. Met deze nieuwe kunst kreeg hij mooie opdrachten waardoor zowel Chagall als de Galeriehouder Vollare weer gingen floreren.

Tijd voor innovatie

Wat we kunnen leren van vele historische crisissen is dat er altijd weer nieuwe mogelijkheden ontstaan.

Zelf ben ik als facility manager actief. Maar vele mensen werken momenteel thuis. Bedrijfspanden die tijdelijk leegstaan hebben ook zorg nodig, daar kan ik bij helpen. Hetzelfde geldt voor een nieuwe 1,5 meter economie, hier moeten bedrijfspanden op worden voorbereid. Aan de hand van een risico inventarisatie kunnen we het werkbaar maken. http://www.yourneedorganized.com

Wat mij enorm helpt in deze tijd is om met een groepje ondernemers, vanuit allerlei beroepsgroepen, met enige regelmaat te brainstormen. Elkaar helpen met vraagstukken en elkaar op ideeën te brengen, kansen aan te reiken. Dit is goed voor je energie- je flow. We zitten allemaal min of meer in hetzelfde schuitje. Zorg dat je een netwerk om je heen hebt waar je elkaar beter kent en werkzaamheden gunt. 1ZZP is zo’n groep, via dit platform kun je elkaar helpen, nog geen lid? Meld je aan: http://www.1zzp.nl

Maak gebruik deze periode om plannen te maken en goed na te denken over mogelijke nieuwe kansen. Vaak zijn er met kleine aanpassingen nieuwe mogelijkheden. En kijk alsjeblieft de serie over Marc Chagall, prachtig vertelt door onze Neerlands trots Jeroen Krabbé die van acteur – kunstschilder naar een briljant verteler en televisiemaker is getransformeerd.

Deze blog is geschreven op verzoek van 1ZZP om hun klanten en ZZP-ers te motiveren en stimuleren. Dit hebben wij met veel plezier gedaan.

Gepubliceerd 22 April 2020

Verdwaald of gefocust

In welke fase ben je nu?

We leven in een vreemde werkelijkheid momenteel. Ben je aan het thuiswerken? Afgewisseld met home scholing, boodschappen doen, opruimen en schoonmaken, wat meer nodig is dan anders, aangevuld met mantelzorgen misschien.

Hier bij ons thuis, stemmen we in de ochtend onderling af, wie welke meetings heeft, hoe lang ze duren en waar we die gaan houden. De eerste week waren we collectief in shock. Nu na verschillende persconferenties waarin allerlei boodschappen worden uitgesproken en niet uitgesproken worden we geconfronteerd met een “nieuwe” werkelijkheid. In welke fase ben jij ? Verdwaald of gefocust?

Ondernemer of medewerker

Thuiswerken alleen indien het werk het toelaat, was het advies van ons kabinet

Je bent als medewerker vast gevraagd om vanuit je huis je werkzaamheden te verrichten, voor nu is dat de meest veilige oplossing.

Heb je hiervoor goede IT voorzieningen, kun je je werk uitvoeren zoals anders op kantoor? Heb je een goede werkplek?

Is er connectie- verbinding met je leidinggevende? Wat mis je het meest, collegiale contacten of praktische zaken?

En als ondernemer, kun je gewoon door ondernemen of ondervind je belemmeringen, of zie je juist meer kansen? Hoe is het met je bedrijfspand, kom je er nog wel eens? Heb je het toezicht geregeld?

Hoe gaat een nieuw werkzaam leven er uit zien? Kinderen in shifts naar school. En ouders in shifts aan het werk. Hoe werk je op bepaalde dagen thuis?

Welke rol heb je als werkgever/ondernemer, hoe ga je hier mee om? Wat voor type arbeidscontracten sluit je af met je medewerkers. Output gestuurd of handhaven we de uren contracten?

Een goede voorbereiding is het halve werk

Terugkeer is mogelijk

Wij geloven dat terugkeer naar een werksituatie mogelijk is, naar een min of meer aanvaardbare situatie. Hiervoor moet wel een plan gemaakt zijn, per werkgever of beroepsgroep. Waarom gaan we eigenlijk naar kantoor, is het echt noodzakelijk voor het uitvoeren van werkzaamheden?

Welke risico’s lopen we, door naar kantoor te gaan? Maak die risico’s inzichtelijk. Kunnen je medewerkers besmet raken op kantoor en hoe voorkom je dit. Ben jij de werkgever die kan aantonen hoe hij zijn/haar medewerkers beschermd. Voorkom mogelijke besmettingen van COVID19 in jouw pand. Een werkgever is verantwoordelijk voor zijn/haar medewerkers en bezoekers.

Wij hebben hiervoor een enquête gemaakt, neem eens een moment om deze in te vullen en te kijken waar je staat en waar je allemaal aan zou kunnen denken.

Door het inzichtelijk maken van je risico’s kun je zorgen dat je strategische keuzes maakt en daarop weer acties kunt nemen om deze risico’s zoveel mogelijk te mitigeren.

Hoe maak jij een risico inventarisatie?

Stel je zelf eerst de vraag:

Waarom vinden we het nodig om op kantoor te zijn?

Dient het een sociaal doel, is het een interactie/samenwerkingsdoel, of is het omdat je klanten naar jou toe komen?

Als je hier een antwoord op hebt geformuleerd, heb je een denkrichting waar je vanuit verder kunt.

Daarna kun stapsgewijs taken definiëren, van de werkzaamheden die je op een dag uitvoert op kantoor. Benoem deze en hang er een waarde aan.

Denk aan: reizen, je pand betreden, met de lift gaan, werken achter je buro, naar het toilet gaan, het houden van vergaderingen, lunchen en meer. Wat deed je voor Corona en waar moet je nu rekening mee houden? Blijven er rest risico’s over, en vinden we die aanvaardbaar?

Over tot actie!

Heb je alle risico’s in kaart gebracht? Nu kun je op basis hiervan je strategische keuzes maken en een actieplan opstellen, waarbij je contact kunt opnemen met je leveranciers.

Belangrijk is dat er overeenstemming is over de strategie:

  • Gaan we werktijden aanpassen en shifts invoeren?
  • Wordt thuiswerken onderdeel van het werkproces?
  • Houden we bezoekers zoveel mogelijk buiten de deur, of zijn ze van cruciaal belang?
  • Vergadering met beperkt aantal in combinatie met digitaal?
  • Eénrichtingsverkeer etc. etc.

Op basis van de afgesproken strategie gaan we over tot acties.

  • Het markeren van 1,5 meters in het gebouw
  • Instelling maximaal aantal personen in de lift
  • De maximale bezetting kantoor vaststellen
  • Een maximale bezetting van de vergaderzalen aangeven
  • Regels opstellen
  • Route aangeven
  • Thuiswerk plekken faciliteren
  • Werkplek schoonmaaksetjes faciliteren
  • Handgels inkopen
  • etc etc

Er is werk aan de winkel. Zorg dat je weer gefocust kan zijn op de toekomst, neem de veranderingen voor lief. Veranderingen leiden naar nieuwe inzichten en kansen.

Heb je hulp nodig? Faciliteren is ondersteunen, hulp bieden, wij doen het graag. Onze passie is gebouwen en hun processen. http://www.yourneedorganized.com/ contact of mailto: info@yourneedorganized.com.Geef je reactie. We zijn benieuwd wat jij van onze blogs vindt.

# Vlog 4

Vele gebouwen staan momenteel leeg omdat men zoveel mogelijk thuis aan het werken is. Dit gebeurd eigenlijk nooit. Langer dan een weekend staat je pand niet leeg, normaal gesproken. Dus dit betekent dat er maatregelen moeten worden genomen. Op velerlei gebied. Wij leggen in de vlog uit waarom.

https://youtu.be/4TEGLP2frrw

Denk je na het kijken van de vlog, hier heb ik hulp bij nodig en dit kan ik niet zelf. Laat ons je helpen. Your business our concern.

Stuur ons een email: mailto: info@yourneedorganized.com