Verhuizen! Waarom je het niet zelf wilt doen!

Verhuisplannen? Was een van je goede voornemens voor 2020 om te gaan verhuizen omdat je gebrek aan ruimte hebt voor je medewerkers. Of zie je nu vanwege Corona dat de functies van de kantoren veranderen. De hoofdtaken kunnen wellicht deels vanuit de thuiswerkplek worden uitgevoerd.

Of wil je je mensen een werkplek bieden dichter bij huis in een van de flexibele kantooroplossingen, zoals Spaces – Tribes of lokale initiatieven.

Heb je een projectteam samengesteld, met experts van IT en Facilities, doe dit meteen wanneer je plannen hebt. Zij zijn essentieel in je verhuisproject.

Besluit om te verhuizen

Loopt je huurtermijn af. Zie je het als een kans om bepaalde processen te veranderen of te optimaliseren? Bijvoorbeeld als grown- up naar een volgende fase.

Heb je een business case gemaakt, weet je naar welke regio / wijk je wilt verhuizen? Heb je een specificatie opgesteld, bijvoorbeeld met eisen ten aanzien van vervoer of bereikbaarheid? Hoeveel m2 heb je nodig met welke faciliteiten, zoals bijvoorbeeld parkeerplaatsen? Weet je op welke manier je wilt gaan werken (heb je een werkplek analyse uitgevoerd)? Je zoekvraag moet helder zijn en het liefst uitgewerkt in een document.

Oriëntatie fase

Waar je naar toe wilt verhuizen – contacten met een makelaar om je zoekvraag verder te specificeren. Welke makelaar past goed bij jou, welke fee wil je de makelaar betalen. Welke contractvoorwaarden kun je verwachten in een huurcontract. Je gaat locaties bezichtingen en op basis van je criteria ze beoordelen, om tot een juist besluit te komen. Welke criteria wegen zwaarder en wat zijn dan de voor- en nadelen per locatie.

Aanhuurfase

Heb je een idee voor hoe lang je wilt huren en wat je wilt besteden aan kosten voor het verbouwen van je nieuwe bedrijfspand? Belangrijk is dat je een ROZ contract 2015 afsluit met aanpassingen op bepaalde voorwaarden.  heldere demarcatie van de verantwoordelijkheden dient te worden opgesteld, duidelijk moet zijn wie waarvoor verantwoordelijk is. Past het toekomstige nieuwe gebouw straks bij de kernwaarden waar je voor staat. In deze fase moet je eigenlijk globaal al een overall visie hebben. Denk bijvoorbeeld ook aan duurzaamheidseisen, welk energielabel heeft je nieuwe bedrijfspand.

Voorbereiding Verhuizing/ Verbouwing/ Fit out

Ben je van plan je meubels etc. mee te verhuizen of (deels) nieuw te kopen? Hoe wil je je inrichting, of ga je op een totaal andere manier werken? Hebben we voor iedereen een parkeerplek gehuurd of moeten we tijdig informeren rondom mobiliteit? Staan we thuiswerken toe? Is hiervoor al beleid ontwikkeld? Welke afwerkingsmaterialen zijn meest efficient en effectief? En nog veel meer vragen. Toegangscontrole – gaan we werken met sleutels of krijgt iedereen een toegangspas om het pand te betreden.

Aanleg van je IT infrastructuur – Glasvezel aanwezig? Weet je dat aanleggen enorme impact op je planning kan hebben, of een goeie gelegenheid om naar een cloud oplossing te gaan? Type CAD bekabeling zit er in, of moet dit worden vervangen?

Verhuisfase

De dag is gekomen dat je daadwerkelijk gaat verhuizen, neem je al je meubels en archieven mee of had het handig geweest als je vooraf was gaan digitaliseren? Is je adreswijziging doorgegeven op de website, wie neemt de telefoon op tijdens de verhuizing? Zijn al je leveranciers geïnformeerd? Hoe doe je dat met je voorraadbeheer, opmaken of meeverhuizen. Loopt je core business gewoon door, en waar liggen de risico’s?

Nazorg

Opleveren van je oude pand. Is alles leeg, welke voorwaarden staan in het contract opleveren als in huidige of oude staat? Waar is het opleverdocument en moeten er zaken worden aangepast. Is alle reclame van het pand en veel meer. Tot en met het ophalen van alle lege dozen.

Onderschatting van het process

Waarom veel ondernemers denken dat ze dat best zelf wel kunnen, en het altijd tegenvalt. Een verhuizing met je bedrijf is natuurlijk niet hetzelfde als de verhuizing van je gezin naar een nieuw woonadres. Dat is al een hele klus laat staan als je een bedrijf moet leiden en je uiteraard ook gewoon je geld wilt blijven verdienen. Wees slim huur expertise in, duur of waardevol? Zij nemen je mee aan de hand en ontzorgen je grotendeels. Zij doen het denkwerk en nemen de verantwoordelijkheid voor de uitvoering – jij neemt de besluiten op basis van hun adviezen. Zo draait je business door en word je verhuizing een succes.

Heb je een beetje een indruk gekregen wat er allemaal op je af kan komen?

Waarom goede voorbereiding zo essentieel is?

Voor een geoliede professionele uitvoering van je verhuizing is een goede voorbereiding essentieel. Wij helpen je graag vanaf het begin van het proces, zodat we voorkomen dat je voor verrassingen komt te staan. Achteraf bijsturen werkt kostenverhogend en veroorzaakt stress. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.