Geen facilitair vraagstuk zo ingewikkeld, of YNO lost ’t op. Mag ook wel, met ruim dertig jaar expertise in een branche waar ontzorgen zo ongeveer een eerste levensbehoefte is. Er staan dan ook al veel mooie projecten op onze naam. Projecten waar we trots op zijn en waar we onze klanten blij mee hebben gemaakt. Projecten die best in een lijstje mogen, omdat ze leerzaam zijn en onze meerwaarde goed in beeld brengen. In deze serie cases lees je hoe YNO het facilitaire verschil maakt.

De opdrachtgever

Een speler in de maritieme markt (± 50 werkplekken).

Onderdeel van een grote, Scandinavische corporate organisatie.

De vraag  

Onze opdrachtgever had de huur van het oude bedrijfspand opgezegd en een nieuw onderkomen gevonden. Jammer alleen dat er te weinig personele capaciteit voorhanden was om de verhuizing intern te organiseren. Er was dus grote behoefte aan een volledige ontzorging van het verhuisproces.

De rol van YNO

Laat dat maar aan YNO over. Daar was ook de opdrachtgever van overtuigd en wij mochten de klus gaan klaren. Wat werd er van ons gevraagd? YNO kreeg de rol toebedeeld van projectleider voor het organiseren van de complete verhuizing. Van de oplevering van het oude pand tot de realisatie van werkplekken in het nieuwe pand met de IT-infrastructuur. Wij waren verantwoordelijk voor de inkoop van alle facilitaire diensten, inclusief de voorbereiding en fysieke verhuizing van alle werkplekken.

De termijn

Het project is medio januari 2022 gestart en (uiteraard!) zoals gevraagd opgeleverd op 1 april 2022.

De fases

Een omvangrijk project in relatief korte tijd naar volle tevredenheid afronden, vereist een gefaseerde planning. Goed afgebakend, realistisch en doordacht. Hoe heeft YNO deze case aangepakt?

Fase 1: de vraagstelling inventariseren en definiëren

Wat zijn de wensen voor de toekomst, welke groei-ambities heeft de opdrachtgever en wat moet verbeteren ten opzichte van de huidige situatie? Wat zijn de (toekomst)wensen voor werken in het pand? Gaat de voorkeur bijvoorbeeld uit naar hybride of uitsluitend fysiek werken? Welke functie krijgt het kantoor eigenlijk? En wat is de rol van de Scandinavische corporate organisatie?

Deze gegevens zijn de ingrediënten van ons plan. En bieden meteen een overzicht: welke diensten gaan we op welke onderdelen van het plan voor het nieuwe pand realiseren?

Fase 2: welke partijen passen bij de klant?

Als onderdeel van een corporate organisatie was de opdrachtgever voorheen verplicht diensten af te nemen bij grote partijen. Partijen voor onder andere koffievoorziening, schoonmaak en beveiliging. Ook al is de corporate organisatie omvangrijk, het Nederlandse onderdeel is relatief klein. Bovendien vindt de opdrachtgever persoonlijk contact heel belangrijk. Lokale dienstverleners passen hier daardoor veel beter dan de grote partijen. YNO is dan ook bewust en actief op zoek gegaan naar passende, lokale leveranciers.

Fase 3: organiseren van de inrichting

Naast de inrichting van de facilitaire kant van het pand moest ook de IT-infrastructuur worden aangelegd. YNO zocht én vond een geschikte partij, die zowel de verhuizing van de hardware als support op locatie kon regelen. Zo is het volgende gerealiseerd:

• serverruimte;
• wifi accesspoints;
• databekabeling;
• aankoop aanvullend meubilair;
• opstelling van een brandingplan s.m. corporate communication;
• toegangscontrole met connectie meldkamer.

Fase 4: voorbereiden en realiseren van de verhuizing

YNO trof de voorbereidingen voor de verhuizing via overleggen met alle betrokken partijen, in dit geval: de IT-leverancier, de opdrachtgever en de corporate organisatie. Ook verzorgden wij een stukje interne communicatie om de medewerkers te informeren over de regels voor het inpakken van spullen.

Fase 5: opzetten facilitaire organisatie

Zo kon YNO verder met de opzet van de facilitaire organisatie:

• aanbesteden en starten van alle services;
• contracteren van alle leveranciers volgens de procedures van de klant;
• samenstellen van een handboek van medewerkers over allerlei onderwerpen die van toepassing zijn op het pand;
• opstellen van een overzicht van leveranciers.

Fase 6: oplevering oude pand

YNO verzorgde de vooroplevering met de verhurende partij. Helaas was de oplevering  niet “as is” …  alle bekabeling, het gerealiseerde kantoor en de aangepaste verlichting moest dus in oorspronkelijke staat worden teruggebracht. Ook deze zorg namen wij de klant uit handen door een partij te selecteren die dit allemaal heeft gerealiseerd.

Fase 7: rapportages

Er gebeurde van alles tijdens een verhuisproces. Natuurlijk is het belangrijk dat de klant op de hoogte was van alle acties. Daarom zorgt YNO voor een wekelijks voortgangsoverleg met verslaglegging, een planning en een bijgewerkte begroting. Deze rapportages gaven behalve inzicht en overzicht ook vertrouwen.

Inzet YNO in uren

Bij dit soort projecten werken wij op basis van een inschatting van het aantal uren per week. Daarbij ligt onze inzet op het hoogtepunt tussen de acht en zestien uur per week. In de meeste gevallen, bij minder complexe projecten, variëren onze uren van vier tot twaalf uur per week.

Laat YNO het regelen

Tijdens de uitvoering van een project functioneert YNO als een verlengstuk van jouw organisatie. Wij kunnen effectief en efficiënt onze werkzaamheden verrichten. Door samen te werken met professionals en meerdere projecten tegelijkertijd uit te voeren, behalen wij een optimaal resultaat.

Verhuisambities? En geen interne capaciteit en expertise om dit te realiseren? Laat het dan over aan een professional van YNO. Want YNO maakt het facilitaire verschil!  Interesse bel: 06 461 60 230 of laat een bericht achter op onze website https://yourneedorganized.com/office-management/