Case facility manager

Voor een goede opdrachtgever van ons zijn we Facility manager op abonnementsbasis. Het betreft een maritiem familiebedrijf in Schiedam. Zij hebben een prachtig pand aan de Nieuwe Waterweg. De Facility. Manager was vertrokken en na een tijdje bleek toch dat er wel wat hulp nodig was.

Een goed lopen team maar de structuur ontbrak

Met een facility manager is er duidelijkheid

Onze aanpak

Hoe zijn we te werk gegaan. We hebben naar aanleiding van de bestaande gegevens een Facility Scan uitgevoerd in de samenwerking met de opdrachtgever. Dit was een diagnosestelling van de situaties op dat moment.

Veel contracten en contractpersonen waren bekend. Maar een aantal contracten waren aan het einde van hun looptijd. Juridische betekent dat vaak automatische verlenging onder dezelfde voorwaarden.

Het is handig om tijdig met elkaar in gesprek te gaan. Bij deze gesprekken kun je of opnieuw aanbesteden of het contract verlengen. Bij langdurige contracten verandert er toch altijd wel het een en ander.

Daarom is het raadzaam op alle parameters te checken en de voorwaarden waarop een contract is gebaseerd bij te stellen. Zo heb je weer een actueel contract, waardoor je de kwaliteit ontvangt die je verwacht en bij de huidige situatie past.

Rollen en verantwoordelijkheden

Tevens checken we ook de rollen en verantwoordelijkheden. Wat moet je als huurder regelen en waarvoor is de verhuurder verantwoordelijk. Dit documenteren we per contract in een zogenaamd demarcatie lijst.

Maandelijks overleg

Wij hebben contact met alle leveranciers van schoonmaak dienstverlener, tot cateraar en alle kleine leveranciers voor groenvoorzieningen etc. Door middel van een maandelijks overleg met onze opdrachtgever bespreken we de status van alle actiepunten en contracten.

Hiervan maken we een verslag en documenteren we alle informatie of op de sharepoint van de opdrachtgever of op onze eigen sharepoint. Wij houden van volledige transparantie.

Financieel overzicht

Alle contracten en leveranciers worden door ons in kaart gebracht in de Facility Cost Scan, op deze manier zijn we goed in staat om te factureren te accorderen en hebben we een compleet financieel overzicht van de uitgaven en facilitair gebied.

En toen kwam Covid-19

We hebben allereerst gezorgd voor de afschaling van het pand naar een lock down situatie. Panden staan normaliter nooit stil of leeg dit moest in overleg met alle leveranciers gebeuren. Alleen de receptie service en de handyman waren aanwezig – voor beantwoording van de telefoon en legionella controles. De brand- en sluitondes zijn opgevoerd om lekkages en andere onverwachte calamiteiten tijdig te kunnen signaleren.

De vervolgfase was het opmaken van een risico-inventarisatie waarbij inzichtelijk werd welke acties er genomen moesten worden om veilig te kunnen werken in het pand. Hiervan hebben we een actielijst, leverancierslijst en communicatie vooropgesteld.

Na deze fase is het pand gereed gemaakt op 1,5 meter instructies en maatregelen.

Samen bereik je meer

Met purchasing, human resources & informatie technology